A Ricoh Document Solution dokumentumkezelési megoldással a vállalatok hatékonyságnövelést, illetve költségmegtakarítást érhetnek el a dokumentumok elvesztésének megelôzésével és a kívánt anyag vagy információ gyorsabb megtalálásával. A szoftver alkalmazásával csak azok férhetnek hozzá az információkhoz, akik arra jogosultak.
Egy cég „kollektív emlékezetének” 90 százaléka papíron létezik – derül ki a Coopers & Lybrand kutatásából. Ebbôl, valamint más elemzésekbôl további, elsô hallásra megdöbbentô, valójában nagyon is reális számokat találhatunk a vállalati dokumentumokkal kapcsolatban: ezek szerint egy átlagos dokumentumot 19-szer másolnak le. Egy cég átlagosan 20 dollárt költ egy dokumentum iktatására, de ennél lényegesen többe, 120 dollárba kerülhet egy rosszul iktatott dokumentum megtalálása, egy elveszett papír ismételt elôállítása pedig akár 220 dollárt is felemészthet.
Elveszett papírok
Az elveszett vagy nem megfelelôen iktatott dokumentumok aránya igen magas: az amerikai kutatás szerint a vállalati papírok 7,5 százaléka kallódik el, és a maradék három százalékot nem iktatják megfelelôen. A kutatások arra is rámutatnak: egy irodai alkalmazott munkaidejének mintegy 60százalékát dokumentumok kezelésével tölti. Nem mindegy tehát, hogy ezt milyen eszközzel teszik. A dokumentum menedzsment olyan „eszköz”, amely a dokumentumok teljes életciklusának menedzsmentjében segítségre lehet, az elôállítástól egészen a megsemmisítésig.
Hálózatba kötve
Egy dokumentumkezelô alkalmazás általában számos funkciót lát el; ezek közé tartoznak a könyvtárszolgáltatások, a verziókontroll, az úgynevezett check-in/check-out (egy idôben csak egy felhasználó szerkesztheti a dokumentumot), a magyarázatok hozzáfûzése, biztonsági szolgáltatások, továbbá az úgynevezett audit trail(azaz annak nyomon követése, hogy mikor ki és melyik géprôl szerkesztette a dokumentumot) és a munkafolyamatok kezelése (workflow). A dokumentumkezelô rendszerekkel szemben manapság már az is elvárás, hogy kapcsolati pontokkal rendelkezzenek a külsô rendszerekhez, és így külsô forrásokból származó – e-mailben,faxban, de akár kézírással készült – dokumentumokat is kezelni tudjanak. A Ricoh-ra mindig is az volt jellemzô, hogy a versenytársak többségét megelôzve diktálta a piaci trendeket. A másológépek piacán manapság már szinte nincs különbség a különbözô cégek által kínált gépek között, már amennyiben mindegyikkel lehet olcsón és sok dokumentumot nyomtatni, illetve másolni. Egyre elterjedtebbé válik az is, hogy különbözô bérleti konstrukciókban, az egyes másolt lapok után fizessenek az ügyfelek. Ahol az élenjáró cégek jelenleg a leginkább versenyelônyre tehetnek szert, az az informatikai eszközökkel való hálózatba kötés, illetve a dokumentumkezelési megoldások alkalmazása.
Irodai használatra
A Ricoh gépei abban különböznek más gyártók másolóitól, hogy már az alapkiépítésben is megtalálhatók egyes dokumentumkezelési funkciók, így például az autentikáció. A Ricoh azonban még ennél is továbbment: Ricoh DocumentSolution (RDS) néven olyan alkalmazáscsomagot tett elérhetôvé ügyfelei számára, amelyben a korábbi dokumentumkezelési szoftvereinek új változatait egyben érhetik el. Ennek részei a dokumentumbegyûjtést és megosztást lehetôvé tévô, valamint routing modulként mûködô ScanRouter EX Professional, a ScanRouter DocumentServer dokumentumtároló és archiváló modul, a DeskTop-Binder Professional PC-kliens oldali felhasználói felület, illetve a ScanRouter WebNavigator webes interfész. A Ricoh Document Solutiont a cég általános irodai felhasználásra szánja kis- és közepes vállalatoknak vagy munkacsoportoknak, illetve divízióknak, 5–200 felhasználó között. A Ricoh korábbi megoldásaihoz képest abban különbözik, hogy az RDS nagyobb környezetekbe is integrálható,moduláris felépítésû és skálázható. Valamennyi modulban jelentôs biztonsági fejlesztéseket végeztek, többek között továbbfejlesztették az autentikációt és a hozzáférés-jogosultsági struktúrát is.
Az említett szoftverekről honlapunkon belül a Szoftverek menűben bővebben tájékozódhat!
